Privatlivspolitik

Lets Stay har vedtaget nedenstående persondatapolitik.

Lets Stay er dataansvarlig

Cobblestone har selv ansvaret for persondata, der behandles hos Cobblestone, og optræder, medmindre andet er eksplicit aftalt i et særligt kundeforhold, ikke som databehandler i relation til vores administrationskunder.

Som følge af dette beder Lets Stay ikke kunderne om at underskrive en databehandleraftale.

Lets Stay benytter selv data behandlere. Det sker f.eks. når vi har en backup liggende i et eksternt datacenter, eller vi har systemleverandører, som har direkte tilgang til vores systemer.

Lets Stay benytter også andre selskaber i Cobblestone Gruppen som f.eks. Plan 1 A/S, Cobblestone Hotel Asset Management ApS som data behandlere, ligesom Lets Stay i forhold til disse selskaber også kan optræde som databehandler, f.eks. ved modtagelse af telefoniske henvendelser. Det indbyrdes forhold mellem selskaberne er reguleret af en gensidig databehandleraftale.

Grundlag for databehandling

Lets Stay behandler kun persondata i det omfang det er tilladt uden samtykke efter Persondataforordningen, dvs. når det følger af, eller er nødvendigt for at opfylde en kontrakt/et aftaleforhold, f.eks. lejekontrakt eller serviceaftale, hvis det tjener et sagligt formål eller til opfyldelse af lovkrav. 

Vi skal have et grundlag for at samle og behandle persondata, ellers må vi ikke gøre det.

For os er det ret enkelt. Lerts Stay kan ikke administrere kommende lejere og ejere lejere til en ejendom, hvis vi ikke ved, hvad beboerne hedder, hvordan vi kontakter dem, hvor de bor, eller hvis vi ikke kan registrere deres indbetalinger, osv.

Det betyder også, at vi ikke behøver at indgå aftaler med enkelte beboere, have accept osv. for at registrere og behandle deres persondata. Vores ret til at samle og behandle persondata om dem, der ønsker at leje eller købe bolig gennem os i de ejendomme vi har i kommission, ligger ganske enkelt og naturligt i vores kommisionsaftaler og dermed den opgave vi udfører for vores kunder og den lovgivning vi er underlagt.

Sletning af data

Lets Stay sletter som udgangspunkt persondata, når de ikke længere er relevante. 

Personoplysninger vil blive slettet, når der ikke længere er et sagligt formål med at opbevare disse, og som udgangspunkt senest 10 år efter den sidste aktivitet på den konkrete ejendom/lejer, medmindre personoplysningerne er relevante for at etablere, dokumentere eller gøre et retskrav gældende, eller hvis personoplysningerne løbende er nødvendige for at behandle kontraktretlige krav eller på grund af lovgivning eller andre juridiske forpligtelser.

Følsomme persondata

Der gælder særlige regler for følsomme persondata. Følsomme persondata er helbredsoplysninger, oplysninger om politisk eller seksuel orientering m.m. Det er oplysninger, som Lets Stay som udgangspunkt ikke ønsker at have, og alle medarbejdere har instruktion om at slette den slags oplysninger, medmindre der er noget helt konkret, som de skal bruges til. Det kunne være:

• Oplysning om alder og information om arbejde, hvis dette er et krav for at opfylde krav fra myndigheder eller ejendomsejer.
• Oplysning om særlige fysiske forhold/begrænsninger som f.eks. handicap, der er afgivet i forbindelse med administration af ventelister eller i forbindelse med særindretning af lejemål eller fællesarealer.

Hvis Lets Stay er nødsaget til at opbevare denne type oplysninger, opbevares de på en måde, så man ved præcis hvor de er, og mindst hver 12. måned skal det vurderes, om der stadig er brug for oplysningerne – eller om de kan slettes.

CPR-numre er ikke følsomme persondata, men de skal behandles efter Persondataloven. Lets Stay opbevarer CPR-numre efter Hvidvasklovens regler og med henblik på entydig identifikation af beboere og andre kontraktsparter.

Dine rettigheder

• Du har som udgangspunkt følgende rettigheder:
• Du har ret til indsigt i oplysninger, vi behandler om dig
• Du har ret til at få ændret ukorrekte og ufuldstændige personoplysninger om dig
• Du har i visse tilfælde ret til at få slettet personoplysninger om dig
• Du har i visse tilfælde ret til få begrænset behandlingen af personoplysninger om dig
• Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format og ret til at overføre disse personoplysninger til en anden dataansvarlig (dataportabilitet)
• Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod behandlingen af personoplysninger om dig

Du bedes kontakte os på hello@letsstay.dk hvis du ønsker at gøre brug af dine rettigheder.

Du kan også læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning på deres hjemmeside: www.datatilsynet.dk

Vi gør opmærksom på, at dine rettigheder efter databeskyttelsesreglerne i visse tilfælde ikke gælder.

Overførsel af persondata til lande uden for EU

Lets Stay opbevarer ikke persondata uden for EU.

Uddannelse og kontrol

Lets Stay uddanner sine medarbejdere i korrekt håndtering af persondata, og der bliver foretaget stikprøvekontroller for at sikre, at reglerne bliver overholdt.

Fortrolighed

Der bliver ikke videregivet oplysninger til andre uden samtykke fra de registrerede, medmindre det sker som led i normale arbejdsgange, ligesom Lets Stay beskytter sine IT-systemer imod at andre kan tilgå disse.